Dyslexi och e-post: så blir inkorgen lättare

Inkorgen är dagens största text

Mejl är den text vi läser mest av. Flera undersökningar landar på samma sak. En kontorsarbetare lägger två till tre timmar om dagen på e-post. Det är mer tid än på någon annan sorts text.

Mejl är dessutom skrivna slarvigt. Långa trådar. Citat i citat. Viktiga saker gömda i mitten av stycke fyra. Ingen har korrekturläst. Och svaret förväntas idag.

När läsningen går långsamt blir inkorgen en vägg. Varje nytt mejl kostar energi. Det här är en artikel om hur du gör väggen lägre. Den handlar om texten, inte om dig.

Lyssna i stället för att läsa

Den enklaste förändringen är att höra mejlen. Örat är ofta snabbare än ögat när text är rörig. Du slipper avkoda, och kan lägga kraften på att förstå.

Både Mac och Windows kan läsa upp text utan extra program.

• På Mac finns Tal under Systeminställningar, sedan Hjälpmedel. Slå på ”Läs upp markering” och välj ett kortkommando. Markera mejlet och tryck på kommandot.
• På Windows heter funktionen Berättaren. Tryck Windows-tangenten, Ctrl och Enter för att starta den. Den läser upp det som är i fokus.

De inbyggda rösterna låter lite stela. De markerar inte heller ordet som läses. Vill du ha det, finns program som Zimplfy. Markera mejlet, tryck ⌃⌥R på Mac eller Ctrl+Alt+R på Windows, och välj Läs upp. En lugn röst läser på svenska eller engelska. Ordet som sägs markeras i gult, så ögat följer med. Mellanslag pausar.

Sammanfatta långa trådar först

En tråd med femton svar är sällan värd att läsa från början. Det du behöver veta är tre saker. Vad handlar det om? Vad vill de att jag ska göra? När?

Gör det till en vana att leta efter de tre svaren först. Börja längst ner i det senaste mejlet, där frågan ofta står. Hoppa över hälsningsfraser och signaturer.

Ett sammanfattningsverktyg gör samma jobb på några sekunder. I Zimplfy markerar du hela tråden och väljer Sammanfatta. Du får två rader om vad det gäller. Sedan en lista över vad som ska göras. Datum och belopp återges exakt. Sedan vet du om tråden behöver läsas alls.

Skriv kort, och be om kort

Korta mejl är lättare att läsa. De är också lättare att skriva. Här är en form som fungerar för nästan allt.

1. Första raden: vad du vill. ”Kan du skicka avtalet senast fredag?”
2. Andra raden: varför, om det behövs. En mening.
3. Tredje raden: vad som händer sedan. ”Jag skriver under samma dag.”

Tre rader. Ingen inledning om vädret. Mottagaren tackar dig i tysthet.

Du får också be andra om samma sak. Det är inte oförskämt. Säg till kollegor att du läser bäst när det viktiga står först. Be om punktlistor. Be om en tydlig fråga i slutet. De flesta tycker det är skönt att få lov att skriva kort.

Ett tips till: lägg en rad i din signatur. ”Jag svarar snabbast på korta mejl med en tydlig fråga.” Det förklarar sig självt.

Mallar för svar du skriver ofta

Räkna hur många olika sorters mejl du egentligen skriver. Det är nästan alltid färre än tio. Tack för mötet. Kan vi flytta tiden? Här är filen. Jag återkommer i morgon.

Skriv de mejlen en gång, ordentligt. Spara dem som mallar.

• I Outlook heter det Snabbdelar, eller Mallar i nya Outlook.
• I Gmail heter det Mallar och slås på under Inställningar, Avancerat.
• I Mail på Mac finns ingen inbyggd mallfunktion. Spara i stället i Anteckningar och kopiera. Eller använd Textersättning under Tangentbord i Systeminställningar.

Varje mall sparar en minut och ett beslut. Tio om dagen blir snart en timme i veckan.

Diktera första utkastet

Det är ofta lättare att säga vad man menar än att skriva det. Prata in utkastet. Städa sedan.

Windows har Röstinmatning. Tryck Win+H i vilket textfält som helst och prata. Mac har Diktering under Tangentbord i Systeminställningar. Båda fungerar på svenska, men skiljetecken måste du säga själv. Hummanden och omtagningar följer med i texten.

Zimplfy Diktera gör städningen åt dig. Håll ⌃⌥D på Mac eller Ctrl+Alt+D på Windows, prata som du brukar, och släpp. Pauser, upprepningar och halva meningar försvinner. Kvar blir ren text, redo att klistra in i mejlet.

Låt ett verktyg läsa igenom innan du skickar

Stavningskontrollen i mejlprogrammet hittar felstavningar. Den hittar inte ord som är rätt stavade men fel. ”Vi ses i morgon” och ”Vi ser i morgon” är båda godkända.

Läs igenom en gång till med ett annat verktyg. Markera texten och välj en omskrivning som rättar grammatik. Jämför med ditt original. Du behöver inte ta förslaget. Men du ser var det skaver.

Ett bra läsknep är att läsa mejlet högt för dig själv innan du skickar. Eller låta datorn läsa upp det. Hör du en konstighet, fixa den.

Inställningar som gör skillnad

Mejlprogrammen går att ställa in så att texten blir snällare mot ögat. Lägg tio minuter på det en gång.

Typsnitt och storlek

• Mail på Mac: Inställningar, Typsnitt och färger. Välj ett rakt typsnitt och gå upp ett par steg i storlek.
• Outlook: Fil, Alternativ, E-post, Brevpapper och teckensnitt. Där finns både det du skriver och det du läser.
• Gmail: Inställningar, Allmänt, Standardformat för text. Zooma dessutom hela webbläsaren till 110 eller 125 procent.

Typsnitt som Atkinson Hyperlegible, Verdana eller Arial är lättare än smala typsnitt med seriffer. Storlek 14 eller mer. Radavstånd 1,5 där det går att ställa in.

Läsrutan

Lägg läsrutan under listan i stället för till höger. Då blir raderna kortare och lättare att följa. I Outlook heter det Visa, Läsfönster, Nederst. I Mail på Mac finns det under Visa, Använd kolumnlayout, som du slår av.

Mindre brus

• Stäng av förhandsgranskning av bilder.
• Visa mejl som samtal, så att du ser tråden samlad.
• Slå på mörkt läge om det känns lugnare, eller ljust om det är tydligare. Testa en vecka var.
• Stäng av aviseringar. Läs mejl två eller tre gånger om dagen i stället.

En rutin för inkorgen

Till sist en rutin som många får ordning med. Den tar fem steg och går att göra i vilket mejlprogram som helst.

1. Öppna inkorgen vid fasta tider. Inte hela dagen.
2. Lyssna eller sammanfatta varje mejl först. Besluta sedan: svara, spara, radera.
3. Svara på allt som tar under två minuter direkt. Använd mallar.
4. Lägg resten i en mapp som heter ”Att göra”. Boka tid i kalendern för dem.
5. Stäng programmet.

Inkorgen blir inte tom. Det är inte målet. Målet är att varje mejl kostar mindre än det gjorde igår.